Đối với bất cứ sự kiện nào, ngân sách là yếu tố quan trọng quyết định cả về quy mô lẫn chất lượng. Tuy nhiên, để dự trù được kinh phí lại là một nghiệp vụ tương đối khó, đặc biệt với những người chưa có kinh nghiệm. Nếu để sót những hạng mục quan trọng hoặc thiếu nguồn kinh phí sẽ khiến cho sự kiện trở nên rối loạn, đồng thời bộc lộc sự thiếu chuyên nghiệp của bạn, gây ra sự thất vọng cho người tham gia. Chính vì vậy, một người tổ chức sự kiện hoạch định khoản ngân sách, dự trù được các khoản phát sinh. Có như vậy, sự kiện mới có thể diễn ra suôn sẻ, toàn diện.
Để lập dự toán cho sự kiện, người phụ trách cần đọc kỹ bản kế hoạch, xem xét số lượng khách mời và đánh giá được tầm quan trọng của sự kiện.
Để lập dự toán cho sự kiện, người phụ trách cần đánh giá được tầm quan trọng của sự kiện, đọc kỹ bản kế hoạch, xem xét từng hạng mục một cách cụ thể và số lượng khách mời để tránh thiếu hụt chi phí. Ngoài ra, bạn cũng cần lên danh sách các loại hàng hóa cần mua, các loại dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện một cách cụ thể về số lượng và chi phí. Thông thường, một bản ngân sách cho tổ chức sự kiện thường có các khoản sau:
- Địa điểm ( tiền thuê địa điểm, đồ cần dùng cho địa điểm…)
- Đồ ăn, thức uống
- Dụng cụ trang trí (hoa, cổng chào, bóng bay…)
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị trình chiếu
- Văn nghệ (trang phục, đội ngũ biểu diễn…)
- Set up (sân khấu, bàn ghế, nhà không gian…)
- Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, thẻ đeo…)
- Chụp ảnh, quay phim
- Nhân sự (Nhân công set up, dàn dựng, PG, tiếp tân, phục vụ, đồng phục…)
- Game, quà tặng
- Đi lại, vận chuyển
- Giao tiếp (điện thoại, gửi thiệp mời, chi phí tiếp khách…)
- Bảo vệ (nếu có)
- Các khoản chi phí dự phòng, chi phí phát sinh
Tuy nhiên, mỗi sự kiện thường bị giới hạn bởi một khoản ngân sách định trước, vì vậy, bạn cần phải “liệu cơm gắp mắm”, nếu thấy nguồn kinh phí bị thiếu hụt thì cần rà soát lại các hạng mục và loại bỏ các loại dịch vụ kém cần thiết, đảm bảo ngân sách dự toán.
Bên cạnh đó, trong bất cứ sự kiện nào, bạn cũng đừng quên bỏ ra một khoản kinh phí dự trù khoản 5%- 10%. Bởi lẽ, có rất nhiều yếu tố bất ngờ hay các khoản phát sinh không tính toán được trước xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện. Khoản này đảm bảo cho sự kiện của bạn không bị vỡ kế hoạch.
Có thể nói, việc tính toán, dự trù kinhh phí tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp, tỷ mỷ và thật sự khó khăn đối với những người chưa có kinh nghiệm. Nếu bạn chưa biết lên kế hoạch như thế nào, vậy hãy để Netviet Travel với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm giải quyết nỗi băn khoăn, lo lắng này giúp bạn. Chúng tôi đảm bảo mang đến cho Quý khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất với chi phí tiết kiệm nhất!
