1. Công tác chuẩn bị cho đoàn trước khi đi
a. Tiếp nhận hồ sơ đoàn từ bộ phận điều hành với các thông tin:
– Danh sách đoàn (gồm tên và số điện thoại liên lạc của từng khách và từng nhóm khách).
– Thời gian và nội dung họp đoàn.
– Bản confirm dịch vụ cho đoàn của đối tác nước ngòai.
– Hộ chiếu.
– Vé máy bay.
– Tiền trả đối tác cho đoàn và những chi phí khác (nếu có).
– Tờ khai xuất nhập cảnh Việt Nam, xuất nhập cảnh của nước đến.
– Số điện thoại của lái xe đón đoàn hôm khởi hành.
b. Tổ chức họp đoàn:
– Gặp gỡ các thành viên trong đoàn.
– Hẹn giờ và địa điểm khởi hành.
– Phân phòng cho các nhóm trong đoàn.
– Thông báo các thông tin chi tiết về những điểm đến trong chuyến đi
– Giải đáp đầy đủ các thông tin cần thiết khác nếu khác hàng hỏi.
c. Các công tác chuẩn bị khác cho chuyến đi:
– Kiểm tra tính hợp lệ hộ chiếu của toàn bộ đoàn khách (dấu đỏ, dấu nổi, hạn hộ chiếu), trường hợp có một số khách không đưa hộ chiếu cho người phụ trách đoàn thì nên khuyên khách đưa cho mình bản photo để kiểm tra nhằm tránh có những khách lên sân bay mới phát hiện hộ chiếu không còn đủ hạn 6 tháng, thiếu dấu đỏ…..
– Nhận lệ phí sân bay từ người phụ trách đòan (nếu là đoàn khách lẻ).
– Khai tờ khai xuất nhập cảnh cho khách.
– Chuẩn bị cờ, băng zôn.
– Vỏ hộ chiếu
– Dây buộc va ly.
– Xếp vé máy bay, tờ khai của từng người vào riêng hộ chiếu của từng khách.